Emploi et Carrière

Gestionnaire de Bureau

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Nous cherchons à embaucher un(e) gestionnaire de bureau expérimenté(e) pour assurer le fonctionnement général et efficace de notre bureau au quotidien. Les tâches consisteront à accueillir les visiteurs, à répondre aux appels téléphoniques entrants, à acheter des fournitures de bureau et à dresser un inventaire adéquat, et à soutenir les activités de l'entreprise en assurant la maintenance des systèmes de bureau afin d'assurer une productivité maximale.

Le(la) gestionnaire de bureau fournira également un soutien direct au secrétariat de notre PDG. Les responsabilités à ce titre incluront la gestion des calendriers, la préparation des voyages et la préparation des rapports de dépenses. Pour réussir dans ce rôle, le(la) candidat(e) doit être bien organisé(e), posséder d'excellentes compétences en gestion du temps et en résolution de problèmes, et avoir de l'expérience en tant qu'assistant(e) administratif(ve) ou administrateur(trice) dans le passé.

Principales responsabilités

  1. Superviser le fonctionnement général du bureau.
  2. Accueillir les visiteurs, répondre à un grand nombre d'appels téléphoniques entrants et fournir un service de classe mondiale à nos clients.
  3. Coordonner les rendez-vous et les réunions et gérer le calendrier du directeur général.
  4. Coordonner les voyages nationaux et internationaux, y compris les réservations de vol, d’hôtel et de location de voiture.
  5. Assurer la gestion et la distribution de la correspondance
  6. Organiser les opérations et les procédures du bureau:
    • concevoir les systèmes de classement;
    • traiter avec les fournisseurs;
    • examiner et approuver les réquisitions de fournitures;
    • superviser le petit personnel
    • surveiller les fonctions de bureau.
  7. Planifier les achats de fournitures et d’équipement de bureau et maintenir des stocks suffisants.

Compétences requises

  • Compétences exceptionnelles en organisation et en gestion du temps
  • Leadership et capacité à «faire bouger les choses»
  • Excellentes compétences en communication verbale et écrite
  • Des talents pour la résolution des problèmes
  • Capable de faire attention aux détails
  • Excellente connaissance de MS Office
  • Familiarité avec les gadgets et les applications de bureau (par exemple, calendriers électroniques et photocopieurs)
  • Sens de l’initiative
  • Forte capacité de s’adapter aux changements
  • Sens poussé de la discrétion et de la confidentialité

Qualifications

  • Cinq années d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction, assistant(e) personnel(le), chef de bureau ou autre poste similaire
  • Diplôme de secrétariat d'un établissement reconnu
  • Excellentes compétences informatiques, notamment maîtrise de Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint
  • Bonnes compétences relationnelles et humaines
  • Parle couramment le français et l'anglais

Structure de rapport

  • Le poste relèvera directement du PDG de l'entreprise

Compensation

  • Salaire basé sur l'expérience et la qualification
  • La rémunération totale sera concurrentielle par rapport au marché et comprendra une importante prime basée sur la performance

Date de début prévue

Juillet 2019

Emplacement du bureau

Pétion-Ville

À propos de l'entreprise

Nous sommes une entreprise start-up FinTech dédiée à l’utilisation de plateformes en ligne et mobiles pour mettre divers produits financiers à la disposition du public haïtien. Notre mission est de fournir à chaque famille haïtienne, quelle que soit sa situation socio-économique, et à chaque entreprise, un accès sans restriction au même éventail de produits et services financiers dont jouissent depuis longtemps les pays développés. Dans la poursuite de sa mission, l'entreprise est guidée par ses valeurs fondamentales d'inclusion, d'intégrité, de compétence, de discipline et de persévérance
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